E-Arşiv Fatura Sistemi Hakkında Bilinmesi Gerekenler

Teknolojinin gelişmesi ile birlikte paralel bir hızda girişimcilerin de arttığını söylemek mümkün olacaktır. Bu girişimcilerin büyük bir çoğunluğunu oluşturan küçük ve orta ölçekli işletmeler rekabette bir fark yaratmak amacıyla e- dönüşüm hizmetlerinin gördüğü talebe hız kattılar. E-Arşiv Fatura sistemi de bu sürece dahil olmakla birlikte pek çok yükte azalma sağlayarak eskiden uğraşılması gereken işlerin kolaylıkla halledilmesine olanak verir hale geldi. Bu sistem ile aynı zamanda kâğıt israfının da önüne geçme imkânı yakalamış olundu. Bu sebeplerle özellikle girişimcilerin iş hayatına atılır atılmaz tercihi olan E-Arşiv Fatura hizmetine gönüllü usulle geçiş büyük aşama kaydetti. Ülkemizin, birçok ülkede de E-Dönüşüm hizmetlerine de imzasını atan önde gelen özel entegratörü EDM Bilişim’in istatistiklerine göre, E-Arşiv Faturaya geçen müşterilerinin %32’si gönüllü usulle E-Arşiv Fatura geçmiş olup, bunların %75’e yakını yeni girişimci sınıfından gelmektedir. 

E-Arşiv Fatura Nedir?

E-Arşiv Fatura sistemi kağıtlarla düzenlenen ve saklanan faturaların 433 sıra nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde bulunan şartları yerine getirmek koşuluyla elektronik ortamda düzenlenmesi şeklindedir. Aynı zamanda bu sistem ile faturaların ikinci nüshalarının da elektronik ortamda saklanması ve ibrazı gibi imkanlara da olanak sağlamaktadır. Bu uygulamayı kullanmak isteyen kişiler e fatura uygulamasına kayıt yaptırarak kolayca bu imkanlardan faydalanabilir.

E-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?

E-Arşiv Fatura kesmek amacı ile genellikle 3 yöntem kullanılır. Bu yöntemlerden ilki GİB Portal yöntemi olarak karşımıza çıkacaktır. Bu yöntemde Gelir İdaresi Başkanlığının sunduğu bir portal sayesinde E-Arşiv Fatura işlemlerini halletme imkânı sağlar. İkinci bir yöntem ise entegrasyon yöntemidir. Bu yöntemi tercih eden kişiler genel olarak E-Arşiv Fatura sistemini kendisi kontrol ederek yürütme amacı olan işletmeler olarak karşımıza çıkar.

Bu yöntemin kullanılabilmesi için öncelikle işletmelerin kendi uygulamasını ve servisini geliştirmeleri gerekli olur. Daha sonrasında ise GİB’den onay alarak bu yöntem ile E-Arşiv fatura sistemini yürütmeye başlayabilir. Diğer bir E-Arşiv kullanım yöntemi olarak da özel entegratör ile karşılaşmak mümkün olacaktır. Bu yöntem diğer yöntemlere kıyasla kullanıcılara çok daha pratik bir kullanım imkanı sağlar. Özel entegratör yöntemi kullanıldığı takdirde firmanın donanım ya da yazılım için yatırım yapma zorunluluğunda kalmayacaktır. Hazır paket şeklinde sunulan bu yöntem ile E-Arşiv fatura sistemine katılmak kolay bir şekilde mümkün olacaktır. Örneğin doğrudan entegrasyon yöntemiyle E-Fatura, E-Arşiv fatura, E-İrsaliye ve E-Makbuz gibi servislere geçiş çoğu zaman 200-500 bin TL arası yatırım gerektirirken, EDM Bilişim gibi rekabetçi fiyatlarla öne çıkan büyük özel entegratörler, müşterinin kullanımına göre değişen ama ortalaması belge başı 10 kuruşlarda seyreden ücretlerle belge gönderimi, Gelir İdaresi Başkanlığı’na raporlanması ve 10 yıl saklanmasını hizmetlerini hep birlikte verebilmektedir. Devasa sistemlerinin getirdiği üstün güvenlik ve coğrafi yedekleme olanakları da ayrı avantaj. EDM Bilişim 2020 yılı sonu faaliyet raporunda 100 Petabyte veri seviyesine ulaştığını ve günde 10 milyon üzeri fatura işlediğini, sahip olduğu ağ için yapılan yatırımın 30 milyon TL miktarı aştığını ilan etti.    

E-Arşiv Fatura ile E-Fatura Uygulaması Arasındaki Farklar

Bu iki uygulama çoğunlukla birbirine benzetilip karıştırılsa da ikisini birbirinden ayıran temel bir takım farklılıklar yer alır.

Bu farklılıkları şu şekilde sıralamak mümkün olur;

• E-Faturada kağıt baskısı hukuken herhangi bir değer taşımazken E-Arşiv Fatura ise elektronik belge olarak saklamak mümkündür.
• E-Faturada GİB aracı olarak kullanılırken E-Arşiv Faturada genellikle GİB’e rapor sunulur.
• E-Faturada format zorunlu iken e arşiv fatura sisteminde ise serbest format kullanımı söz konusudur.
• E-Fatura için yalnızca mali mühür kullanılırken E-Arşiv Faturada ise faturalar zaman dalgası ve mali mühür ile onaylanmış bir şekilde muhafaza edilir.
• E-Faturada genellikle GİB ya da Özel entegratör kullanımı varken E-Arşiv fatura sisteminde ise bunlar dışında aynı zamanda işletmelerin kendi hazırladığı bilgi sistemleri de tercih edilebilir.
• E-Fatura kullanımı için belirli şartların yerine getirilmesi söz konusudur. Ancak E-Arşiv Fatura sisteminde kullanım internet aracılığı ile satış yapanlar haricinde isteğe bağlı bir şekilde gerçekleşir.

Tüm bu farklılıklar göz önünde bulundurulduğu takdirde E-Arşiv Fatura sisteminin sağladığı avantajları ve kolaylıkları görmek mümkün olacaktır. Tüm bunlar dışında E-Arşiv Fatura sistemi kullanan işletmeler için zaman, işçilik vb. konularda tasarruf sağlamak gibi bir avantaj da ortaya çıkacaktır. Aynı zamanda yanlış kesilen faturaları kolay bir şekilde iptal etmek, düzeltmek ya da faturaya kaşe, logo, banka bilgisi ve birçok özel not eklemek gibi pek çok olumlu özellikle de buluşma imkânı sağlanır. EDM Bilişim 2020 yılı pazar raporuna göre, 350 bin mükellefin E-Arşiv hizmetine geçtiğini ve bunların konvansiyonel yöntemlere göre fatura gönderme, saklama ve vergi dairesine raporlama giderlerinin %85 oranına azaldığı görülmektedir.  

ADVERTORIAL